会議

会議とは何か？

この言葉を分解してみると、『会って議する』となります。

つまり必要な関係者が集まり、議論し、
そして決定するそして場であると言えるでしょう。

しかしこの言葉のように、
会議というモノが上手く機能しているかと問われれば、

多くの会社で？マークがつくのではないでしょうか。

そこで今回の記事でははそんなお悩みを少しでも解消すべく、
会議についてのことをできるだけ明確に書いていければと思っています。

まず次項ではまずどんな会議の種類があるのかを説明してまいります。

会議の種類は大きく分けて3つあると言えるでしょう。

それはこのようなモノとなります。

①決める会議

話し合う議題に対し、何らかの結論を出す会議です。

最も多いタイプの会議であるかと思います。

②伝える会議

各種情報を伝える会議です。

情報の共有など重要なこともありますが、単なる報告会になる危険性もあります。

③集める会議

議題に対し、情報やアイデアを集める会議です。（ブレインストーミング）

固定観念や先入観にとらわれず、意見だしすることが必要です。

およそ会議とはこの3つのどれかに集約されるかと考えられます。
その時々の状況に合わせ、会議の種類を選択していきましょう。

では次項ではそれぞれの会議のポイントへ進んで行こうと思います。

①決める会議の場合　

・何を決めるのかを明確にする

・誰が決めるのかを明確にする

・どのように決めるのかを明確にする

・必要最低限の人数を会議に招集する

・決定に必要な資料を事前に準備し、出席者が把握した状態で臨む。

つまり会議の時間は決める為だけに使えるよう準備するという事ですね。

②伝える会議の場合　

・発表にかかる時間を前もって設定しておく

・事前に資料を作成し配布し、スムーズな発表を心掛ける

・発表された内容に対してのコメントする時間を確保する

・質問は発表が終わってから受けつける

ここでのポイントはだらだらと時間を浪費しないことと言えそうですね。

③集める会議の場合　

・どのように決定するのかを決める

・考える時間を作ってから発言する

・「選ぶ」よりも「まとめる」ことを重視する

・ホワイトボード等に意見を書き出すし可視化する

・抽出段階での否定はしない。

すなわちいかに自由な発想で意見をたくさん出すかがポイントですね。
各会議のポイントをしっかりと把握しておきましょう！



そして最後は会議を円滑に進行するために、
最も重要とされるファシリテーションについて書いてみたいと思います。

ファシリテーションとは

ファシリテーションの意味を調べると以下の意味が出てきました。

会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。

（引用：ウィキペディアより）


つまり会議を上手く回すための技術、
スキルという事と言えそうですね。


この技術を身に付けておけば、それは普段の商談やプレゼンなど
の場面でも使える技術かと思われます。


そしてこれは冗談ではないですが、
飲み会の幹事をするとファシリテーションの技術がスキルアップします！


今回は会議について書いてみましたが、皆様の業務の中でも
会議という時間に多くの時間が割かれているかと思います。


当記事を読んで会議に費やす時間が少しでも有益な時間となればと思います。
意味のない会議からは脱却してまいりましょう！！


では今回も最後までお付き合いいただきありがとうございました。



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