ホウレンソウとは?
ホウレンソウ。もちろん皆さんは目にしたり、耳にしたり、
また口にしたりしてご存知であるかと思います。
念のため、一応説明しておくと、
ビジネス用語では報告・連絡・相談のことを指します。
また口にしたりしてご存知であるかと思います。
念のため、一応説明しておくと、
ビジネス用語では報告・連絡・相談のことを指します。
季節も4月となり、時期的に新入社員が入社したところも多いかと思いますが、
まさに最初に身に着けないといけない仕事の基本的なスキルと言えるでしょう。
では次項より、ビジネスにおけるホウレンソウの内容を説明していきたいと思います。
では次項より、ビジネスにおけるホウレンソウの内容を説明していきたいと思います。
①報告・連絡・相談の説明
まず報告というカテゴリーですが、これは基本的に部下の方が、
上司に業務や作業の進捗状況や結果などを伝えるということと言えるでしょう。
上司に業務や作業の進捗状況や結果などを伝えるということと言えるでしょう。
次に連絡というカテゴリーです。
これは関係者に対し情報、事実を知らせるということがメインとなるでしょう。
これは関係者に対し情報、事実を知らせるということがメインとなるでしょう。
したがって誰でも発信側、そして受け手になりえるということですね。
最後に相談というカテゴリーです。
これは仕事をするうえで迷った時や確認などをしてほしい時に、
これは仕事をするうえで迷った時や確認などをしてほしい時に、
上司を筆頭とした周りの人に意見を聞き、解決の糸口を見つけると言えそうですね。
文字にしてみると、まさに言葉の通りということですが、
それぞれに目的がありますので、今一度記載してみました。
それぞれに目的がありますので、今一度記載してみました。
では次項ではホウレンソウを実際に使う時の
ポイントなどを書いていきたいと思います!
ポイントなどを書いていきたいと思います!
報告のポイント
報告の際の大きなポイントは、
適切なタイミングに適切な方法で伝えることでしょう。
適切なタイミングに適切な方法で伝えることでしょう。
適切なタイミングを具体的な方法で言うと、
・指示された仕事が完了
・指示された仕事の中間報告
・進行状況に変更が生じた時
・ミスが発生した時
というような場合であるかと思います。
またその方法としては口頭で言うか、
文書ベースなのかという選択になるかと思います。
文書ベースなのかという選択になるかと思います。
スピードを優先するならば、もちろん口頭で報告することが最も早いですが、
記録に残らないという大きな問題があります。
記録に残らないと後で言った、言わないの水掛け論が起こり、
事態が収拾しないことも考えられます。
記録に残らないという大きな問題があります。
記録に残らないと後で言った、言わないの水掛け論が起こり、
事態が収拾しないことも考えられます。
そうならないようにまずは口頭で話したことも、
のちにメール、チャットツールを含めた文書にして、
記録しておくことをお勧めします。
連絡のポイント
連絡に関しては3つのポイントを以下に記載したいと思います。
①連絡内容の把握をしておく。
あやふやなレベルでの連絡は、その後の進行に悪影響を及ぼす可能性が出てきます。
確実な情報を把握し連絡するようにいたしましょう。
②簡潔にそして素早く。
連絡事項は出来る限り簡潔にまとめ、要点がわかるように伝える必要があります。
そしてそれをタイムリーに、つまり素早く行うことが社会人として求められます。
③連絡内容によってツールを使い分ける。
連絡する内容によって、口頭、メール、文書などの使い分ける必要があります。
各用途によって適切な方法を選択していきましょう。
各用途によって適切な方法を選択していきましょう。
相談のポイント
それでは最後は相談をする際のポイントです。
相談する際は、実際に行う前に内容をまとめておくとスムーズに運ぶことが多いですね。
よってここでは相談するまでのポイントを以下に記載しておきます。
・相談したいことが、今どういう状況なのか。
・相談したいことのゴール（理想、目指すべきところ）は何なのか。
・相談までに行ったこと、考えうる現状に陥った理由。
つまり、現状、ゴール、実行策、原因などを
整理しておく必要があるということですね。
上記のように相談事のポイントをあらかじめ整理しておくと、
相談される側も明確な返答が可能となると思われます。
ホウレンソウのポイント
最後にホウレンソウ自体のポイントを今一度まとめてみたいと思います。
①目的を明確にする。
目的を大きく分けると、事実を伝える、事実と自分の意見を伝える、
事実と意見を伝えたうえでアドバイスを求める、という3つになります。
②伝える相手（対象）を考える。
これは伝える相手（上司、同僚など）、相手の環境（会議、メール、口頭など）
タイミング（時間があるのか、ないのか）により、方法を変えるということです。
③伝えることを整理する。
事実、現状、意見、結論など整理することは多岐にわたりますが、
論点をよく整理するということが、社会人として必須と言えるでしょう。
新年度、気持ちを新たにしている読者様も多いかと思います。
今回の記事ではホウレンソウについて書いてみましたが、
それが少しでも皆様のお役に立てば大変うれしく思います。
では最後までお付き合いありがとうございました。
サラリーマンランキング
0 件のコメント:
コメントを投稿